FRÅN STRATEGI TILL HANDLINGSPLAN

En textsammanfattning av föreläsning om hur företag, organisationer och destinationer går från vision till strategi och handlingsplan. 

Under mina föreläsningar och workshops kring hur man går från vision och strategi till effektiv handlingsplan märker jag hur många små- och medelstora företag samt destinationer saknar en strukturerad strategiprocess. Det handlar väldigt sällan om brist på insikt kring vikten av strategi och handlingsplan utan snarare handlar det om tidsbrist och en ovana. Under föreläsningarna och workshops går vi igenom ett antal steg där vi varvar teori med praktiska exempel samt delar ut arbetsdokument som gör att man lätt kommer igång med arbetet i just sin verksamhet. Här kommer dock några tips till dig som funderar på hur du ska gå till väga för att lyckas.

1. VAR ÄR DU IDAG?

Det första du behöver göra är att få en bra bild av nuläget. För att få en heltäckande bild behöver du ta en titt både inom och utanför din verksamhet.

Vilka är era styrkor och svagheter? Hur ser er affärsmodell ut och var tjänar ni pengar? Vad har ni för rykte, kännedom och förtroende? Är ert erbjudande konkurrenskraftigt, särskiljande och relevant? Stödjer kompetenser, struktur, belöningssystem och processer ert arbete med att öka försäljningen och skapa nöjda kunder? Har du och dina kollegor insikt i hur ni gemensamt kan tillföra mer värde och kontroll på kostnaderna?

Under mina workshops brukar ser vi över tre områden mer specifikt – Produkten/Tjänsten, Medarbetare och Kund/Marknaden. Under föreläsningarna ger jag en snabb överblick av de viktigaste punkterna.

Det brukar vara enkelt att beskriva vad man vill vara i allmänna termer av typen “kvalitet” och “kundfokuserade” men det är hygienfaktorer – försök beskriva vad ni är och vilka affärsmöjligheter ni därmed medvetet väljer bort. 

2. VAD DRÖMMER DU OM OCH VAD HAR DU FÖR MÅL?

För att hitta en riktning behöver du en inspirerande och spännande vision med tydliga mål. Visionen behöver vara enkel att förstå, för både kollegor, partners och kunder och den bör hålla åtminstone i 5-10 år. Om du kan formulera en vision som balanserar aspiration och verklighet och får det att kännas i magen så är du nog rätt ute. Lägg till ett antal mål kring vad ni hoppas att ni åstadkommit inom fem år så har du gjort riktningen än tydligare och börjat fokusera.

Er produkt eller tjänst, era medarbetare och marknaden är alla så pass viktiga beståndsdelar att ni behöver ta samtliga i beaktande i skapandet av strategin. Kanske är det inte er produkt som håller er tillbaka utan brist på engagemang i företaget eller er marknadsbearbetning?

3. MÖJLIGHETER OCH HOT

När ni har koll på nuläget, en tydlig vision och ett antal övergripande mål är det dags att fundera på vilka möjligheter ni har för att ta er från nuläget till visionen. Ni bör även se över vad som står i vägen för förflyttningen och vilka hot som finns.

Hur ser ert ekosystem ut? Vilka är era konkurrenter? Vilka är era kunder och vilka mål, möjligheter och utmaningar har de i sina verksamheter? Vilka förändringar sker i er industri? Påverkas ni av nya lagar? Vilka hot och möjligheter finns? Vill du hitta några basala verktyg kan du googla på PEST eller SWOT som är två bra modeller.

…4. STRATEGISKA RIKTNINGAR

När ni har koll på nuläget, en tydlig vision och ett antal övergripande mål är det dags att fundera på hur ni ska ta er från nuläget till visionen. Från punkt A till punkt B. Detta blir er strategi.

Under mina föreläsningar och workshops tittar vi på ett antal faktorer som påverkar val av strategi. Er position på marknaden spelar stor roll – är ni en kraftspelare, utmanare eller ö-skapare? Beroende på om ni har ett fokus kring produkt, löfte eller pris så bör detta påverka hur ni lägger upp er strategi. Likaså vilken relation ni har med marknaden – är ni helt okända, finns det ett medvetande kring eller är ni till och med riktigt omtyckta? Slutligen så spelar er möjlighet en stor roll i strategiskapandet – ska ni fortsätta på samma väg, behöver ni ställa om eller håller du på att starta upp något nytt.

Jag brukar djupdyka i dessa fyra faktorer – position, fokus, kännedom och möjlighet – och visa på olika strategier beroende på hur just din verksamhet placerar sig i denna matris. Viktigt är dock att du i detta skede att förstå att din vision, dina mål och dina förutsättningar har en avgörande roll för hur du bör utforma din strategi.

Exempel Position: Är du en kraftspelare på din marknad bör du försvara din position genom att konstant utmana dig själv och attackera aggressiva konkurrenter genom produktutveckling eller genom att stärka förtroendet och lojaliteten. Är du en utmanare är strategin att lyckas växla upp dina styrkor och hitta en lucka eller svaghet hos marknadsledaren.

Exempel Fokus: Är du produktfokuserad bör din strategi fokusera kring att investera i utveckling och innovation för att vara det överlägsna alternativet. Har du istället ett löftesfokus gör du förmodligen rätt i att investera i känslomässiga relationer genom att fokusera på en stor idé, hitta ambassadörer och fokusera på emotionell kommunikation. Prisfokus kräver ofta en strategi som fokuserar på effektivitet, låga kostnader och hög volym där produktion, logistik och stabila basprodukter är utgör grunden i strategin.

Ofta är svårigheten inte att komma på en mängd olika strategiska riktningar utan snarare prioritera dessa mot varandra och avsätta resurser – tid, pengar, personal och nätverk – för att få dem att bli verklighet. När jag tvingas välja brukar jag ofta utgå från basen och med tiden arbeta mig utåt hela vägen mot nya affärsområden.

1) Utveckla existerande produkter/tjänster till befintliga kunder.
(Utveckla stugor i FriluftsByn eller ny förpackning hos Dove)

2) Hitta fler kunder.
(Öka penetrationen genom uppmärksamhet och förtroende)

3) Skapa nya produkter och tjänster.
(Gästspel på en Camping, Bredda från Rexona Women till Rexona for Men.)

4) Hitta nya leveranssätt
(E-handel, egna butiker, nya kanaler)

5) Ge mig in på nya geografiska marknader.
(FriluftsByn i Europa)

6) Utveckla nya affärsområden
(Restaurang Vardagsrummet i FriluftsByn, Jerry Engström Föreläsningar)

För samtliga strategiska initiativ måste du göra tydligt varför ni valt just denna riktning samt vilken prioritet den har, vilka delmålen är, vilka investeringar som behöver göras samt vem som äger projektet och tidsram.

För att en strategi ska fungera måste alla i företaget känna till planen. Men strategin måste även accepteras och det krävs både vilja och rätt förutsättningar i organisationen för att fullt ut kunna verkställa den. Det räcker inte att ledningsgrupp och styrelse har full koll. När strategin är klar behöver ni diskutera och skapa en samsyn kring vad strategin betyder för alla inblandade och också hur den påverkar var och en. Vad innebär strategin i vardagen? Vad kan gruppen och enskilda medarbetare påverka? Hur påverkar det vardagliga roller och årliga mål? Vilket stöd och vilka resurser behövs för att klara det här?

Hur kan ni göra er verksamhet och ert erbjudande än mer konkurrenskraftig och relevant?  Växla mellan att tänka stort och tänka smalt. 

Försök att hitta idéer som är både lönsamma, relevant och särskiljande. Då kommer att intresset ökar. I FriluftsByn arrangerar vi årligen flertalet festivaler som du inte hittar på någon annan plats i Sverige. Detta gjorde att vi år 2016 prisades som Sveriges mest innovativa besöksnäringsföretag under Stora Turismpriset.    

5. IDÉSKAPANDE

Detta steg är för mig en ofta förbisedd fas i processen. Att gå direkt från strategi till handlingsplan brukar allt för ofta leda till produkter eller tjänster som liknar redan existerande eller saknar kreativ höjd. Personligen gillar jag att dela upp idéskapandet i två faser – Tänka Sort och Tänka Smalt.

Tänka Stort är tillfällen där man tillåter sig att drömma stort och tänka alla möjliga sätt att upp nå strategin. Här föds stora idéer som till exempel hos Dove hudvård – “Vi ska förändra synen på kvinnlighet genom att utmana den stereotypiska bilden av skönhet”. Efter några telefonsamtal med Tv4 och Amelia Adamo fick vi momentum. Eller som när vi i FriluftsByn får till ett samarbete med Volvo och pryder framsidan av deras globala magasin. Det är resultat av att våga tänka stort.

Detta brukar jag följa upp med ett Tänka-Smalt-möte som är mer verklighetsbaserat och där resursbehov, komplexitet, effekt och hur väl idéerna passar med strategin vägs in för att filtrera fram de bästa idéerna.

Genom att växla mellan att tänka stort och tänka smalt så kommer du märka hur du steg för steg utvecklar dina tankar och idéer.

6. HANDLINGSPLAN

Och nu är vi alltså äntligen framme. Det är dags att skapa handlingsplaner som ska underlätta för er att uppnä era kort- och långsiktiga mål. Handlingsplanen består av en serie aktiviteter på operativ nivå som om de utförs med precision kommer leda till att era strategier förverkligas. Under mina föreläsningar och workshops så delar jag ut den modell jag brukar använda mig som alltid inleds med en beskrivning av aktiviteten samt hur just denna aktivitet passar in i strategin, därefter beskrivs varje delaktivitet i fem punkter:
1: Vad som ska göras.
2: Vem är ansvarig och vilka resurser finns till förfogande.
3. När ska det vara gjort.
4. Vad steget är beroende av.
5. Mål och framsteg.

GLÖM INTE…

Att de flesta av oss lutar antingen åt att överanalysera eller springa för fort in i utförandet. Här gäller det att vara vaksam på sig själv och lära sig balansera det långsiktiga strategiska tänkandet med det handlingskraftiga och snabbtänkande instinkterna.

Det är även viktigt att inse att strategiarbetet är en process som löpande behöver utvärderas och omvärderas. Framförallt gäller det att löpande testa om de strategiska initiativen är rätt, och leder er rätt på vägen till ert övergripande mål.

Det är alltid billigare att misslyckas snabbt än när ni arbetat länge och genomgripande och först då inser att ni valt fel väg. Se därför alltid till att testa av strategiska initiativ i liten skala för att snabbt få svar på om det fungerar.

Om ni lyckas – skala snabbt. Dröm stort, få saker gjort – skala snabbt.
BOOM! Där har du det!
– Nu kör vi!
/ Jerry